PDF is dé standaard voor het uitwisselen van digitale documenten. Omdat het formaat lettertypen en afbeeldingen bijsluit loopt u niet het risico dat door een verkeerde versie van een font, of een ontbrekende afbeelding een hele oplage de papierbak in kan, met alle kosten en vertraging die daar bij horen. Bovendien is het buitengewoon eenvoudig om deze PDF bestanden te maken. Zorg wel dat: De resolutie hoog genoeg is, "embed all fonts" aangevinkt is, u het juiste pagina formaat gekozen heeft. Een PDF bestand is "read only", wij kunnen het slechts afdrukken, maar er niets meer in wijzigen.

• Wat is PDF?
• Hoe bekijk ik een PDF-bestand?
• Hoe maak ik een PDF-bestand van mijn document?
• Wat zijn de mogelijkheden van PDF?
• Waarom is PDF nu zo handig?

Wat is PDF?

PDF staat voor Portable Document Format. Dit bestandsformaat vertaalt alle eigenschappen van een afgedrukt document in een elektronische print. Deze kan vervolgens bekeken, of uitgeprint worden. PDF-documenten zijn uitermate geschikt voor bijvoorbeeld brochures, artikelen uit magazines en advertenties die u graag online ook beschikbaar wilt hebben. Het grote voordeel van PDF-bestanden is dat ze zeer compact zijn. Een gebruikershandleiding van 30 pagina’s inclusief illustraties neemt doorgaans minder dan 1 mb in beslag. Hierdoor wordt de gegevensoverdracht tussen verschillende media sneller en dus makkelijker.

Hoe bekijk ik een PDF-bestand?

U kunt een PDF-bestand bekijken met het gratis programma Adobe Acrobat Reader. Dit programma kunt u hier downloaden.

Hoe maak ik een PDF-bestand van mijn document?

Het maken van een PDF-bestand is net zo eenvoudig als printen. U heeft hiervoor een programma nodig waarmee u een printer installeerd die print naar een PDF-bestand. U kunt hier het programma van Adobe voor gebruiken (Adobe Acrobat Professional) of u kunt een gratis programma gebruiken zoals PDF Creator. PDF Creator kunt u hier downloaden.

Na het installeren van PDF Creator staat er een nieuwe printer bij uw printers. U kiest deze printer bij het afdrukken en vervolgens zal het programma vragen onder welke naam u het bestand wilt opslaan. U maakt dus een digitale print van uw bestand.

Let op dat u bij het maken van de PDF het juiste papierformaat instelt en u de optie: 'embed all fonts' aan heeft staan.

Wat zijn de mogelijkheden van PDF?

De mogelijkheden van PDF zijn niet beperkt tot het lezen en uitprinten van documenten. Het grootste voordeel zit in het feit dat PDF zo compact is. Vooral wanneer er in uw bedrijf een netwerk aanwezig is, kunt u goed profiteren van deze eigenschap van PDF. Dit is de grote kracht van PDF-documenten. Uw medewerkers kunnen vanuit hun eigen locaties moeiteloos documenten raadplegen, zonder daar eerst lang naar te moeten zoeken. Bovendien kunt u uw bestaande folders gemakkelijk in dezelfde vorm op uw hompage zetten, zodat klanten en potentiële klanten volledig geïnformeerd zijn over uw aanbod. In een PDF-bestand wordt elke pagina, in tegenstelling tot een postscript bestand als afzonderlijk object beschouwd. Daardoor wordt het mogelijk om in een document van 30 pagina’s bijvoorbeeld snel de inhoud van alleen pagina 15 te bekijken. Een PostScript bestand kan daarentegen alleen in zijn geheel bekeken worden, omdat eigenschappen van de afzonderlijke pagina’s over het hele document verspreid liggen.

PDF werd oorspronkelijk ontwikkeld met het oog op de ontwikkeling van e-paper (electronic paper). Volgens enkele grote bedrijven (zoals Microsoft) zou binnen twintig jaar het gebruik van papier een heel andere vorm hebben en er alleen prints gemaakt worden wanneer deze echt nodig zijn. In deze zogenaamde “paperless offices” zal de meeste informatie rechtstreeks van computerschermen gelezen worden. Echter nu we inmiddels werken met versie 4 van het Adobe pakket, zijn de mogelijkheden van PDF voor de eindgebruiker steeds verder uitgebreid. Voor de eindgebruiker begint het gebruik van PDF steeds meer voordelen op te leveren voor juist de grafische verspreiding van documenten.

Waarom is PDF nu zo handig?

De grote kracht van PDF in het feit dat de bestanden zo compact zijn en er geen dingen meer kunnen verspringen in het document. Zo weet u precies wat u krijgt en komt u niet voor verrassingen te staan.